広報のまとめ役はメンバーと認識のすり合わせをしよう

PTA広報誌に載せる内容の方向性や詳細は、ぜひ委員会メンバーと共有しましょう。委員会メンバーも詳しく知れば、PTA広報誌がぐっと身近になり面白そう!と感じてくれるはず。

委員会メンバーとまとめ役(広報委員長や広報部長)との間で認識の違いがあると
書いてもらった記事の細かい手直しが毎回必要になる
書き直しは頼みにくい
勝手に修正された!と思われたらどうしよう

なんていう悩みを抱え、一年間モヤモヤと過ごしてしまうことになります。

委員会活動の初回に、メンバーとまとめ役は『うちのPTA広報誌はこんな仕様だ』『委員会メンバーが担当するのはこんな仕事だ』『まとめ役が担当するのはこの仕事』『紙面の最終決定権は○○にある』というような細かい部分について確認し、共通した認識を持つようにしましょう。最初にきちんと決めて、お互いに了承済みにしておくだけで、まとめ役の心理的負担はぐっと軽くなりますよ。

集まりを欠席したメンバーとも共通認識を持つことをお忘れなく。私だけ聞いていない!は誰だって嫌なものです。面倒でも、『うちのPTA広報誌』について文章にし、書面で配布しておくと間違いがないでしょう。

うちのPTA広報誌の作り方・・・何を決めておくべきか(例)

PTA広報誌の基本仕様や目的を載せる(例)

◎年0回 □□□□に発行しています。今年度は00号~00号を発行予定です。
◎A4サイズ8ページ・フルカラー(スクラム製本or中綴じ製本or折り加工)です。

スクラム製本とは? 二つ折りにした用紙を順番に重ね合わせただけの、ホチキス留めなしの新聞型製本です。

中綴じ製本とは? 二つ折りにした用紙を順番に重ね、本の真ん中をホチキス留めした製本方法です。

◎基本が横書きレイアウトのため、左綴じの冊子になります。( 基本が縦書きレイアウトのため、右綴じの冊子になります。)
◎載せる内容は、PTA活動がメインになります。保護者が『読みたくなる広報誌』を目指します!
◎児童の顔がわかる写真の掲載OKです。ただし、児童の名札や体操服の記名は消して掲載します。

☞児童(生徒)の写真掲載については、学校ごとにルールが異なります。PTA内での引き継ぎと今年度の学校側の意見、両方をしっかりと確認してから取材活動に入りましょう。

今年度は、編集係の委員を設けず、外注で編集作業を行います。
そのため、広報委員全員で取材や企画を行います。

☞前年度との変更点は、しっかりと伝えるようにしましょう。

広報委員の主な役割・仕事内容について載せる(例)

◎学期初めの会議で、おおまかなレイアウトやデザイン案を検討する
◎取材活動
◎記事執筆
◎写真撮影・掲載写真の選定
児童の顔を写してOK!ぜひ、パッと目を引く魅力的な写真を撮影してください。
児童個人の顔がわからないよう、全体を写すようにしてください。
◎アンケートや企画の実施

・写真ばかりで内容が無いという印象にならないように、文章は多めを心がけてください。
・記事は楷書でていねいにお書きください。

☞文章はテキストデータでまとめ役に渡す、スマホを活用してLINEで写真やテキストデータを渡す、というルールにしても良いでしょう。

表記基準を載せる(例)

統一感のある紙面にするために、文章の表記にルールを設けています
・文章の頭は一文字空ける
・文体は、ですます調とする(対談、座談会等は除く)
・子供、こどもではなく『子ども』で統一する
・みなさん、皆様、皆さまではなく『皆さん』で統一する

☞オリジナルの表記基準を守ってもらえば、文章を書くのが複数人でもPTA広報誌全体に統一感が出ます。修正する手間も省けて、作業も捗ります。

最終的な決定権は誰にあるのか、文章の加筆修正について載せる(例)

知っておいていただきたいこと
■写真は、編集の段階でトリミング等の加工をして使用いたします。
■見出しは、□□□で付けさせていただきます。
■最終的なレイアウト、細かなデザイン等の紙面づくりは□□□が外注先と相談して進めます。
■本部校正・学校校正の際は、□□□が外注先へ修正指示を行います。
誤字脱字だけでなく内容のチェックも行います。本部や学校からの指示で、文章の加筆修正が入ることがあります。基本的に、執筆者には連絡せずに修正いたします。ご了承ください。

☞ 『必要な場合は、執筆者には連絡せずに修正する』と断っておけば、まとめ役が加筆修正する時に気を揉まずにすみます。

ダウンロードして使える配付資料