広報委員長や広報部長に決まったら『すぐに』すること

広報のまとめ役(広報委員長や広報部長)は、前任の方から引き継がれた『うちのPTA広報誌の作り方手順』や『うちのPTAの決まりごと』をしっかりと理解しましょう。

特に、夏休み前に広報誌発行のスケジュールの場合は、早めに引き継ぎ情報を受け取るようにしましょう。 引き継ぎ前に引き継ぎ資料を受け取り、読み込む時間があると理想的です。

前任者との引き継ぎの時に確認しておきたいこと

会って話を聞かせてもらえるチャンスは、もしかしたらこの一度だけかも知れません!あの時、確認しておけば良かった~とならないように、事前に聞くべき内容をピックアップしておきましょう。

確認すべきこと_お金関係のこと

□ 広報誌発行の予算はいくらか?
□ 前年度は何にいくら使ったのか?
□ どこの業者に、どのような内容で頼んでいるのか?
□ 今年度も同じ内容・同じ金額でいけるのか?

⇒予算が少なくなって、今までの業者に頼めない!(準備中)

確認すべきこと_スケジュールのこと

□ 発行日に決まりがあるか?
□ 発行までのスケジュールはどう見積もるか?
□ いつ最初の会議を開くのが適当か?
□ いつ・どこに・何の取材に行くか、おおよそ決まっているか?

⇒メンバーが忙しくて集まる日が決まらない! (準備中)

確認すべきこと_メンバーの仕事内容のこと

□ 仕事の分担はどうしていたか?
□ 今年度のメンバーでこなせる仕事内容か?
□ 前年度は人数は足りていたか?負担に偏りはなかったか?
□ まとめ役の仕事内容は何か?
□ 委員会メンバーの仕事内容は何か?

⇒パソコンのスキルを持ったメンバーがいない! (準備中)
⇒日本語が通じない外国人ママとのコミュニケーションが難しい! (準備中)

確認すべきこと_その他

□ 前年度から変更した点はあるか?
□ 前年度のまとめ役とメンバーの連絡方法は?
□ 困ったときや迷ったときは、誰に相談すればよいか?
□ PTA本部の広報誌の窓口は誰か?連絡方法は?
□ 学校側のPTA広報誌の窓口の先生は誰か?

くじ引きやジャンケンに負けて・・・委員長や広報部長など『長』になるのは初めての方も多いはず。

まずは、頼れる味方を見つけることから。 わからないことばかりなのでいろいろと教えてください!という姿勢でお願いすれば、アドバイスしてくれる経験者はきっといますよ。