広報委員長や広報部長に決まったら『すぐに』すること

広報のまとめ役(広報委員長や広報部長)は、前任の方から引き継がれた『うちのPTA広報誌の作り方手順』や『うちのPTAの決まりごと』をしっかりと理解しましょう。

特に、夏休み前に広報誌発行のスケジュールとなっている場合は、早めに引き継ぎ情報を受け取るようにしましょう。

誰だって初心者のときがあります

引き継ぎ会の前に引き継ぎ資料を受け取り、読み込む時間があれば、引き継ぎ会で質問する内容が準備できます。

前任者との引き継ぎの時に確認しておきたいこと

会って話を聞かせてもらえるチャンスは、もしかしたらこの一度だけかも知れません!あの時、確認しておけば良かった~とならないように、事前に聞くべき内容をピックアップしておきましょう。

チェックリストを作成して引き継ぎに臨みましょう!

まずは、引き継ぎ資料を確認し、チェックリストの項目を埋めていきましょう。引き継ぎ時に口頭で説明された内容もメモしましょう。

引き継ぎ資料に記載のない内容、口頭での説明がなかった内容は、できれば引き継ぎ会で質問して回答をもらいましょう。

確認すべきこと_お金関係のこと

□ 広報今年度のPTA広報誌発行の予算はいくらですか?
□ 前年度は何にいくら使いましたか?PTA広報誌発行以外に費用が掛かりますか?
□ どこの業者に、どのような内容で頼んでいますか?
□ 今年度も同じ内容・同じ金額でいける見込みでしょうか?いつ頃、依頼すれば良いですか?

⇒予算が少なくなって、今までの業者に頼めない!(準備中)

確認すべきこと_スケジュールのこと

□ 発行日には決まりがありますか?(配付する曜日や○○の行事の前など)
□ 発行までのスケジュールはどう見積もれば良いですか?
□ いつ、最初の会議を開くのが適当でしょうか?
□ いつ・どこに・何の取材に行くか、おおよそ決まっていますか?

⇒メンバーが忙しくて集まる日が決まらない! (準備中)

確認すべきこと_メンバーの仕事内容のこと

□ 仕事の分担はどうしていましたか?
□ 前年度は人数に不足は感じませんでしたか?負担に偏りはありませんでしたか?
□ (前年度よりも人数減の場合)今年度の人数でこなせる仕事内容だと思いますか?
□ まとめ役の具体的な仕事内容は何でしょうか?
□ 委員会メンバーの仕事内容は何でしょうか?

⇒パソコンのスキルを持ったメンバーがいない! (準備中)
⇒日本語が通じない外国人ママとのコミュニケーションが難しい! (準備中)

確認すべきこと_その他

□ 前年度から変更になった点はありますか?
□ 前年度は、まとめ役とメンバーはどんな連絡手段を使っていましたか?
□ 困ったときや迷ったときは、どなたに相談すれば良いでしょうか?
□ PTA本部の広報誌の窓口はどなたですか?どんな連絡手段を使っていましたか?
□ 学校側のPTA広報誌の窓口の先生はどなたですか?どんな連絡手段を使っていましたか?

わからないことがあったら連絡しても良いですか?と確認し、前任者と連絡先を交換できるとベストです。

ダウンロードして使えるチェックリスト_Word・PDF

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くじ引きやジャンケンに負けて・・・委員長や広報部長など『長』がつく役職になるのは初めて!の方も多いはず。

まずは、頼れる味方を見つけることから。 わからないことばかりなのでいろいろと教えてください!という姿勢でお願いすれば、アドバイスしてくれる経験者はきっといますよ。