PTA広報委員会を円滑に回すコツ

大人だけの集まりなのに、なぜかなかなか上手くいかないのがPTA。長年、父母の会やPTAに関わってきた経験から、PTAの委員会を円滑に回すコツをお伝えします。

PTAの会議についてメンバーはどのように思っているか

身体的にも時間的にも拘束される会議は、嫌がられる傾向にあります。

もちろんPTAで集まってワイワイするのが好きな保護者もいます！

どうにか都合をつけて参加してくださる忙しい方もいます。

それぞれ家庭の事情は違うということを、お互い忘れないようにしましょう^^

それでも、顔を合わせて会議をするメリットはある

顔を合わせて話ができる『会議』は、SNSやメールと違い、ことば以外の情報があります。

• 細かなニュアンスの違いがわかる
• 言い方が悪かったと感じた時には、その場ですぐに訂正できる
• イマイチ伝わっていないと感じた時には、意見を補足できる
• 質問に対してすぐに回答や意見がもらえる
• お互いの意見の違いが分かりやすく、受け入れやすい

といったメリットがあります。 （文字のやり取りが苦手な保護者もいます）

対面で話せる会議の場では、ことば以外の情報も相手が捉えて総合的に判断してくれます。勘違いされた！が少ないのが対面会議の良いところなのです。

対面で集まるのが難しい場合は、ZOOMやLINEのグループ通話などを活用してWeb会議してみてください。

自宅から参加のWeb会議ならマスクなしで参加できるので、表情がよく見えてますね！

PTAの会議を円滑にするコツ

会議のルールをハッキリさせる

今年のPTA広報の会議はこういう方針で進めます！とハッキリ伝えておくと、お互いにやりやすくなるでしょう。

• 必要最小限の回数にする
• ダラダラせずにサッサと終わる
• 家庭の都合に合わせて途中退出OK
• 自分や家族の体調優先
• 欠席者を責めない　など

話し合う内容・テーマは事前に伝えておく

あらかじめ会議の内容をイメージしてきてもらうことで、意見も出やすくなりますし、会議の時間短縮にもなります。

会議中は少人数のグループで話し合い、グループとしての意見を出してもらうと進行が早いでしょう。（沈黙の時間を少しでも減らし、会議を先へと進めましょう）

意見が複数出て決められない場合、無記名の投票で決めるようにすれば揉めないで済むと思います。投票用の小さめの紙（コピー用紙を切ったものでOK）を用意しておくと、すぐに対応できますよ。白紙のコピー用紙を持参しておき、その場で切っても良いでしょう。

必ず資料を作成して配付する

会議を円滑に進めるためには、事前準備が大切です。不慣れな人は、当日をイメージして入念に事前準備をしましょう。

事前に準備した配付資料があれば、緊張して伝え忘れた！ちゃんと言ったつもりなのに勘違いされた！という状況を防ぐことができます。欠席者に配る資料にもなりますから、必ず準備しておきましょう。

話し合いたい内容や連絡事項を、箇条書きにしただけの資料でも問題ありません。

まずは前年度の資料データがないか探し、あれば手直しして使いましょう。

こちらの資料もご活用ください＞＞使える配付資料まとめ

配付資料は、必ず欠席者にも渡して情報共有をしてください。

会議終了の目標時間をハッキリ宣言する

会議は○時から○時までの予定。○時に終われるようご協力をお願いします。とハッキリ宣言して始めましょう。

早く帰りたい方は、特に積極的に協力してくれるはずです。

初回の会議で自己紹介する

無駄な時間と感じるかもしれませんが、自己紹介するかしないかで場の雰囲気は大きく変わります。

ポイントは、子どもの学年・組・保護者の名前だけでなく、

• ほかに兄弟姉妹がいるか
• 保護者自身の学生時代の部活動
• 今年やりたいと思っていること

など差し支えない範囲で話してもらうこと。ほんの少しお互いのプライベートを知ることで、一気に空気が和みますよ。小さいお子さんがいる・兄弟姉妹に受験生がいるなどの情報があれば、配慮してあげることもできます。

自己紹介の時に話してもらうテーマは、司会者が1つ決めて指定した方が話しやすいと思います。（突然、何かひとことと言われても困る方が多いと思います）まず初めに、司会者が自己紹介して見せましょう。

SNSで自己紹介は一通り済んでいる場合も、実際に会うのは会議の場が初めてという方もおられるでしょう。改めて軽く自己紹介してもらうと、『ああ、この方が○○さん・・・』というように、よりお互いの距離が縮むことでしょう。

（できれば）今日の話し合いの『まとめ』 を共有する

今日の話し合いの『まとめ』のようなものを、会議後に広報メンバー全員で共有できると良いですね。

議事録ほど畏まらなくて大丈夫です。『備忘録として書いたメモですが、今日の会議で決まったことを共有しますね』などと言って、決まったことを箇条書きにして伝えると、あまりおカタイ感じにならないので気軽かなと思います。SNSで共有する形でも大丈夫です。

欠席者に内容をお知らせするためだけではなく、さりげなく出席者とも認識のすり合わせができます。（意外と勘違いは多いものです）

大切なのは、欠席者・途中退出者を置き去りにしないで、情報共有を続けること。

休むと周囲の空気が悪くなる、参加しづらくなる・・・と感じさせないことです。まずは、全員に安心して活動に参加してもらうことが、第一歩です。

SNSを利用するコツ

LINEやBANDなどのSNSアプリを使って連絡を取り合ったり、PTA広報誌の作成を進めることも多いと思います。

しかし、ちょっとしたことからトラブルになってしまうことが多いのもSNSです。

まず、基本的にSNSの返信は空き時間で大丈夫とルールを宣言しましょう。『夜は○○時まで』なども決めておき、ダラダラとトークが夜中まで続くのも防ぐようにしましょう。

子育て中の家庭の生活スタイルはさまざまです。

• 子どもが寝た後の夜時間が使える方
• 子どもと一緒に9時10時には寝て、早朝に時間を作る方
• 子どもが学校に行っている昼間に時間のある方
• 仕事から帰ってきて子どもが帰宅するまでのすき間時間が使える方

みなさん空き時間を見つけては少しずつ作業をしてくださっています。お互いにフォローし合うようにしましょう。

SNSのコツ1　こういう認識で合っていますか？と言いかえて確認する

勘違いや早合点を防ぐために、○○○ということでしょうか？私は○○○と認識していますが合ってますか？と、言いかえて確認をするようにしましょう。

広報誌の配置やデザインについての場合は、紙に書いて写真で確認してもらっても良いですね。

SNSのコツ2　進捗状況をしっかりと確認する

SNSで連絡を取り合い、自宅で作業・・・空き時間に作業できるところはメリットですが、手伝ってほしいと言う機会がほとんどないため、個人が作業を抱え込みがちになります。

時間がなくて担当作業が遅れがちになり、夜更かしや無理をしているメンバーがいるかも・・・（爆発しないように早めに気づいてケアを！）

お互いに作業の進捗状況を確認し、頼んだり頼まれたりできる雰囲気を作ることが大切です。

SNSのコツ3　色はカラーコードでイメージ確認する

意外と問題になるのが『色』について。○○色がいいよね！と盛り上がっていても、その色名でイメージしている色は個人個人で違うかもしれません。仕上がった広報誌を見て、もう少し明るい色をイメージしていたんだけどな～とか言われたら嫌ですよね。

色は『カラーコード』で指定して、お互いの認識をすりあわせておくと失敗がありません。

参考サイト＞＞原色大辞典　https://www.colordic.org/

SNSのコツ4　LINEはパソコンでも使う

多くの場合、LINEでグループを組んで進めていくことになると思います。

LINEは、パソコンでもスマホと同じアカウントが使えます！スマホと同時にログインも可能です。

パソコンでLINEを使うメリットは、

• パソコンで作ったファイルが送れる、受け取れる（Word・Excel・PDF）
• 写真データをパソコンにダウンロードできる
• 長い文章も送りやすい（パソコン操作に慣れている人の場合）
• スマホが不調の時もパソコンでLINEができる

アカウントとパスワード入力の組み合わせでログインするか、QRコードログインで表示されるQRコードをスマホで読み込むかです。

QRコードの読み込みは、スマホが不調の時は使えませんので注意が必要。普段は、QRコードでログインでOKですが、いざというときに備えてご自身のLINEアカウントとパスワードはメモしておきましょう！

広報委員会を円滑に回すコツまとめ

できれば顔を合わせて会議をしましょう！集まるときはルールを決めて・時間は区切って・休んだ人を責めない・会議後の情報共有をしっかりと　が鉄則です。

SNSを駆使して進めましょう！自分の認識が合っているか確認・進捗状況をしっかり確認・色はカラーコードで・LINEはパソコンも活用する　でとにかくお互いの認識を一致させるように努力しましょう。

PTA広報誌作り　これだけはNG

PTAは仕事ではありません。報酬も出ません。

あなたはPTA広報誌作りが楽しくても、他の人はそうではないかも知れません。こだわりを持ちすぎるのは厳禁です。

何色がいいか、文字の書体はどれがいいか、これとこれどっちがいいと思う？相手がうんざりしていないか考えながら進めてくださいね。